各部门、各单位：
       为推动学校无纸化办公，为师生提供方便快捷的会议申请、印信使用等网上审批服务，统一规范校内各单位办文流程及办文要求，扩大校内公文和信息的受众面，不断提高办公效率和管理服务水平，学校将协同办公系统（简称OA系统）列入2015年党政工作要点。经各方共同努力，OA系统已如期完成，并基本具备试运行条件。为确保各单位掌握系统功能和使用方法，及时发现改进系统不足，保证系统开学正式运行，学校决定于2015年9月9日起，启动协同办公系统试运行工作。现就相关工作通知如下：
       一、关于登陆地址和用户名
       系统登陆地址为http://oa.bucea.edu.cn。用户名为本人工号；初始密码为123456。各用户在首次登陆成功后必须立即重新设置个人密码。
       二、关于培训组织
       1.学校于2015年9月9日之前统一组织各单位办公室主任、办文员或部门负责综合事务人员（以下简称各单位系统管理员）开展系统性培训。培训之后，负责完成本部门、本单位的人员（含单位领导）的培训工作，并记录培训情况。
       2.党政办公室必须在9月10日前完成校领导、部分处级干部的培训工作。
       3.经培训后各单位相关使用人员，请抓紧时间参照用户使用手册进行练习，对照实际操作系统进行练习试用，熟悉软件的使用方法，以真实的业务为实例进行并行运行。
      三、关于试运行期间有关安排
      1. 自9月9日起，校内办文、上级来文、常委会（办公会）议题提交及纪要报送审定、会议室使用、信访等，全部通过协同办公系统进行。
      2. 为确保办文方式平稳过渡，各类文件在试运行期间可采用纸质和电子文件同步进行，经过不断完善后,逐步取消纸质文件。
      3.根据试运行情况修改完善相关流程、功能，建立系统管理制度、操作指南及相关文档；建立备份机制和灾难恢复机制和建立应急预案。
     四、关于工作要求
      1. 统一思想。办公自动化系统是覆盖学校机关部（处）、学院及直属单位的综合性办公信息管理系统，是学校推行无纸化办公、提升办公效率的重要平台与重要载体。各单位、各部门要高度统一思想，以OA系统深化应用提升管理与服务水平。
      2．加强领导。实施协同办公系统是一项时间紧、要求高、技术性强、涉及面广的工作，各单位要高度重视，加强领导，切实做好系统的应用推广工作，积极组织有关人员学习系统应用相关知识，熟悉掌握系统操作方法和业务规范，尽快完成从传统办公方式向电子办公方式转变。
      3.严格管理。各单位要科学划分管理权限，加强安全管理，严格控制无关人员对系统的访问，及时清除计算机病毒，排除各种安全隐患，确保办公和网络信息的安全；落实专人负责电子公文的接收、发送等工作，确保公文交换安全、保密、准确、及时。
      4.明确责任。通过OA系统的签批、授权，系统保留签批人的审核过程与痕迹，签批授权数据作为电子档案保存，所有人员在本系统中根据本人担任的职务、身份以及任职期间的权限，在OA系统被赋予一定的角色，以本人实际操作作为界定，由本人承担责任。每位用户必须妥善保存、严格管理密码，以免出现被盗用引起越权操作；所有OA系统用户应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。
      5.保障服务。协同办公系统由网络信息管理服务中心提供技术支持，各单位、各部门在试运行过程中如果遇到困难、问题，可及时与网络信息管理服务中心联系解决。

                                                                                                          北京建筑大学党政办公室
                                                                                                                2015年9月7日