新闻网 / 建大新闻

建大新闻

北京建筑大学关于启动协同办公系统试运行工作的通知

部门:党政办公室 供稿:陈娟 审核:白莽 发布时间:2015-09-07
阅读次数: 【字号:

       各部门、各单位:
       为推动学校无纸化办公,为师生提供方便快捷的会议申请、印信使用等网上审批服务,统一规范校内各单位办文流程及办文要求,扩大校内公文和信息的受众面,不断提高办公效率和管理服务水平,学校将协同办公系统(简称OA系统)列入2015年党政工作要点。经各方共同努力,OA系统已如期完成,并基本具备试运行条件。为确保各单位掌握系统功能和使用方法,及时发现改进系统不足,保证系统开学正式运行,学校决定于2015年9月9日起,启动协同办公系统试运行工作。现就相关工作通知如下:
       一、关于登陆地址和用户名
       系统登陆地址为http://oa.bucea.edu.cn。用户名为本人工号;初始密码为123456。各用户在首次登陆成功后必须立即重新设置个人密码。
       二、关于培训组织
       1.学校于2015年9月9日之前统一组织各单位办公室主任、办文员或部门负责综合事务人员(以下简称各单位系统管理员)开展系统性培训。培训之后,负责完成本部门、本单位的人员(含单位领导)的培训工作,并记录培训情况。
       2.党政办公室必须在9月10日前完成校领导、部分处级干部的培训工作。
       3.经培训后各单位相关使用人员,请抓紧时间参照用户使用手册进行练习,对照实际操作系统进行练习试用,熟悉软件的使用方法,以真实的业务为实例进行并行运行。
      三、关于试运行期间有关安排
      1. 自9月9日起,校内办文、上级来文、常委会(办公会)议题提交及纪要报送审定、会议室使用、信访等,全部通过协同办公系统进行。
      2. 为确保办文方式平稳过渡,各类文件在试运行期间可采用纸质和电子文件同步进行,经过不断完善后,逐步取消纸质文件。
      3.根据试运行情况修改完善相关流程、功能,建立系统管理制度、操作指南及相关文档;建立备份机制和灾难恢复机制和建立应急预案。
     四、关于工作要求
      1. 统一思想。办公自动化系统是覆盖学校机关部(处)、学院及直属单位的综合性办公信息管理系统,是学校推行无纸化办公、提升办公效率的重要平台与重要载体。各单位、各部门要高度统一思想,以OA系统深化应用提升管理与服务水平。
      2.加强领导。实施协同办公系统是一项时间紧、要求高、技术性强、涉及面广的工作,各单位要高度重视,加强领导,切实做好系统的应用推广工作,积极组织有关人员学习系统应用相关知识,熟悉掌握系统操作方法和业务规范,尽快完成从传统办公方式向电子办公方式转变。
      3.严格管理。各单位要科学划分管理权限,加强安全管理,严格控制无关人员对系统的访问,及时清除计算机病毒,排除各种安全隐患,确保办公和网络信息的安全;落实专人负责电子公文的接收、发送等工作,确保公文交换安全、保密、准确、及时。
      4.明确责任。通过OA系统的签批、授权,系统保留签批人的审核过程与痕迹,签批授权数据作为电子档案保存,所有人员在本系统中根据本人担任的职务、身份以及任职期间的权限,在OA系统被赋予一定的角色,以本人实际操作作为界定,由本人承担责任。每位用户必须妥善保存、严格管理密码,以免出现被盗用引起越权操作;所有OA系统用户应保管好用户密码口令,不得随意泄漏给无关人员。
      5.保障服务。协同办公系统由网络信息管理服务中心提供技术支持,各单位、各部门在试运行过程中如果遇到困难、问题,可及时与网络信息管理服务中心联系解决。

 

                                                                                                          北京建筑大学党政办公室
                                                                                                                2015年9月7日